Sí, supongo que ya nadie pone en duda que Whatsapp se ha convertido en la plataforma de comunicación favorita en el entorno personal. Pero ¿qué pasa con Whatsapp en entorno profesional?
Hace pocas semanas la periodista Casilda Alba (Expansión) reunió opiniones de algunos profesionales de distintos ámbitos, (incluyéndome a mi) en su artículo ¿Sabes usar ‘WhatsApp’ para tratar asuntos profesionales?
Para ampliar la información del artículo aquí detallo algunas de mis respuestas que por problemas de espacio no aparecieron en su totalidad:
-En conversaciones privadas, ¿qué tipo de temas laborales debería un empleado tratar con otro compañero? ¿y con su jefe?
Siempre dependerá del nivel de confianza, pero a priori parece indicado como:
Agenda, recordatorio de agenda: “No olvides mañana 16h en oficinas del cliente”
Notificador de urgencias: “Sé que estás ocupado, pero falta un elemento clave para la firma del contrato, te necesitamos antes de las 12h”
Compartir elementos multimedia, fotografías, audios, vídeos, enlaces de interés
Avance de mensajes o llamadas: “¿Te parece que mañana busquemos un hueco para hablar de las ayudas a la exportación?”
-¿Para qué fines se suelen crear los grupos de Whatsapp? ¿Cómo se debe actuar según cada fin?
Permiten cubrir una carencia del correo electrónico, son reuniones asíncronas que facilitan el seguimiento de temas y proyectos desde su origen. Admiten un lenguaje más informal (incluyendo el envío de emoticones) y el envío de opiniones y reflexiones que tal vez no encajen a priori en la jerga corporativa pero que la plataforma admite. Es más, al escapar del correo electrónico están algo fuera del control de la compañía. Tipos de grupos puede haber varios:
Grupos por proyecto: personas asignadas a un proyecto que comparten agenda, reflexiones…
Grupos por ideas: Cuando se trata de consensuar una idea para un proyecto, un título de un informe, un eslogan de una campaña.
Grupos de team building: Cuando se quiere romper una estructura jerárquica y se unen al grupo personas de diferentes niveles dentro de la compañía
Grupos por eventos: Muy prácticos para el seguimiento (no la planificación) de eventos, incidencias, ideas, cambios…
Grupos de apoyo a marketing: pensados para mejorar el engagement de campañas lanzadas desde marketing hacia stakeholders
-Una de las principales diferencias se encuentra entre los grupos donde está el jefe y en los que no, ¿cuáles dirías que son los límites de comportamiento en cada uno de ellos?
En mi opinión, ni más ni menos que en el entorno real, quizás con alguna licencia en cuanto al uso de símbolos como emoticones, memes… El lenguaje debe ser igual de cuidado que en un memorándum o correo electrónico, sin faltas de ortografía ni abreviaciones propias de los grupos personales.
-¿Cuáles son las principales ventajas de estar presente en estos grupos, por ejemplo, pueden ser muy útiles? Al mismo tiempo, ¿qué hándicap tienen?
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Las ventajas se refieren a:
Comunicación interna muy ágil: redes internas como Yammer o el propio correo electrónico no ofrecen ni de lejos la facilidad de uso de Whatsapp.
Portabilidad: se rompe la frontera del espacio de trabajo, Whatapp viaja con nosotros en un bolso o bolsillo.
Comunicación en tiempo real compatible con otras actividades simultáneas que estemos realizando.
Pertenencia a un grupo, que suele generar niveles de complicidad.
Desventajas:
Interrupción de la actividad si hay frecuencia excesiva de mensajes.
Invasión de la privacidad, mensajes que llegan a casa.
Posible generador de malos entendidos debido a errores en el tecleo o de grupos de usuarios.
-En general, respecto al lenguaje que se debe emplear, ¿qué uso se debería hacer de recursos como los emoticonos, mensajes de audio o abreviaturas?
El lenguaje debe ser formal, el uso de mensajes de audio puede colapsar el grupo si se hacen indiscriminados. El uso de emoticonos debe ceñirse a ocasiones muy especiales (firma de contrato importante…). Hay que ir con cuidado con aspectos que puedan herir sensibilidades, como temas referidos a fútbol, política, sexo y religión. Y muy importante, dado que la información queda escrita, jamás, jamás, jamás se debe criticar a un compañero de trabajo, igual, superior o inferior mediante esta plataforma.
-En los grupos, ¿puede haber cierta flexibilidad y también compartir contenidos que hablen del tiempo libre? Por ejemplo, alguna foto o artículo interesante. ¿O eso está más reservado para conversaciones privadas?
Con moderación todo cabe, sin olvidar que cada uno de nosotros ya está en otros grupos personales en que se comparten este tipo de temas. Debería tratarse de la excepción, no de la norma.
-En cuanto al tiempo que se tarda en responder, ¿se debe contestar inmediatamente cuando se tratan asuntos de trabajo? ¿A qué horas se debería hablar y a qué horas no?
Siempre depende del contexto. Si uno tiene hijos adolescentes y necesita tener el teléfono “despierto” durante la noche, ha de saber que si contesta un whatsapp profesional ya habrá sentado un mal precedente. Pero hay ocasiones que lo justifican, como por ejemplo en un viaje de trabajo.
Una pequeña ventaja de la plataforma es que nos da la posibilidad de gestionar mensajes breves incluso estando en una reunión, cosa que no es posible hacer con una llamada telefónica.
-¿Cómo se debe actuar cuando se quiere salir del grupo?
El protocolo suele ser el sentido común. Es importante saber que cuando alguien abandona un grupo se enteran el resto de los miembros, por lo que sería adecuado dar un mensaje explicativo antes de abandonar, algo estilo “cumplido el proyecto, creo que sería buena idea eliminar el grupo, nos vemos en el próximo proyecto”. Si la razón del abandono es tener la sensación de que es spam puro, en ese caso la despedida a la francesa puede ser la única salida.
-Por último, establecer una serie de puntos como protocolo de actuación en otras redes sociales cuando se tratan asuntos de trabajo. Hacerlo para Twitter y Facebook.
Cuidado con etiquetar a personas que valoran su privacidad. Preguntar antes.
Mejor utilizar un hashtag de proyecto que nombres personales, eso evitará problemas.
No compartir información que pueda dar pie a actuaciones rápidas o agresivas de la competencia.
Aunque existen herramientas como Hootsuite que permite programar mensajes en estas redes, se aconseja no abusar de Facebook y Twitter en horario laboral. No se trata de prohibirlo, ni mucho menos, tan sólo de no abusar.
Ser positivo. La negatividad suele ir contra los valores empresariales.
Quedan pocas horas para despedir 2015 y dar la bienvenida a 2016. Nuestros smartphones hierven de chistes, memes, buenos deseos, vídeos, fotografías y emoticones para celebrar el evento. En el mundo occidental esta noche tiene un claro protagonista, Whatsapp. Por cierto, si queréis repasar la hemeroteca de mensajes de Whastapp especiales fin de año, os recomiendo visitar este enlace. Feliz 16!
Consultor, formador y conferenciante sobre personal branding.
Socio fundador y Personal Brander en Soymimarca.
Convencido de que todo deja marca, ayudo a humanizar empresas y ayudo a profesionales a proyectar su marca para lograr sus objetivos.
Además de Soymimarca, soy socio en Integra Personal Branding México, y Director de Branding en Omnia Branding.
Profesor en ISDI, en el EMBA de IESE. Publicitario colegiado, master en Mkt y estudiante de grado de Humanidades (UOC).
Mi ADN está formado por experiencias en Tiempo/BBDO, J.W.T., Bassat Ogilvy, Saatchi & Saatchi, Altraforma y TVLowCost entre otras.
guillemrecolons.com
¡Muy interesante! He creado una entrada en mi blog sobre el artículo de Casilda Alba (Expansión) y este artículo en mi blog, con link a ambos. Espero ayudar con ello a divulgar, y de esa manera también mejorar, la comunicación en el entorno profesional con las nuevas herramientas de comunicación que van apareciendo. Dejo aquí el enlace, si no te importa: http://disenoconcabezablog.wordpress.com/2016/01/22/uso-adecuado-de-whatsapp/
Gracias María! Lo cierto es que día a día aumentan las herramientas de las que disponemos para generar narrativas. Hay de todos los colores y formas, pero sin duda Whatsapp se ha consolidado y en muchos casos ha sustituido al correo electrónico. Gracias por escribir y por tu post!